Rede zum Jahresabschluss 2018

Volker Berkhout

Volker Berkhout (Piraten)

Rede von Volker Berkhout zum Jahresabschluss 2018 in der Stadtverordnetenversammlung am 29.06.20 (es gilt das gesprochene Wort)

Sehr geehrter Herr Stadtverordnetenvorsteher,
Sehr geehrte Damen und Herren Stadtverordnete,
Sehr geehrte Bürgerinnen und Bürger!

In den vergangenen Jahren war der Beschluss über den Jahresabschluss eine reine Formalie und die umfangreichen Zahlenwerke und der Prüfbericht des Revisionsamtes wurden weitgehend ohne größere Diskussion abgestimmt.
Dieses Mal gab es über 100 Fragen im Ausschuss. Da die Ergebnisse durchaus für alle Stadtverordneten wichtig sind und im Ausschuss weder Presse noch allgemeine Öffentlichkeit zugegen waren, möchte ich zwei wichtige Punkte aus dem Bericht und der Diskussion hier herausgreifen:

1. Verwahrgelder:

126 Millionen Euro hatte die Stadt als Verwahrgelder auf einem Konto geparkt, bei denen zunächst unklar ist, wofür diese Gelder eigentlich gezahlt wurden.

Das ist viel Geld und das Revisionsamt moniert seit Jahren, dass dieser Bestand zu hoch. Jedes Jahr gab es die Zusage des Kämmerers, dass an der Rückführung der Höhe der Verwahrgelder gearbeitet werden. Mit den 126 Millionen Euro ist die Höhe wieder im Vergleich zum Vorjahr um 13 Mio. EUR gestiegen und liegt damit wieder auf dem Niveau von 2014 oder auch auf dem Niveau von 2008. Wir sind also in den letzten zehn Jahren keinen Schritt vorwärts bekommen.

In der Ausschusssitzung erläuterte Herr Geselle, dass von diesen 126 Mio. nicht oder nur mit hohem personellem Aufwand zuordnebaren Geldern etwa 100 Mio. EUR aus öffentlichen Mitteln stammen. Damit ist zwar ein Großteil erklärt, aber das Problem nicht behoben.

Es muss doch möglich sein, dass Zahlungen zwischen öffentlichen Institutionen so geregelt werden, dass klar ist, wofür diese bestimmt sind und sie auch dementsprechend gebucht werden.

Auch bei Forderungen und Wertberichtigungen gibt es seit Jahren gleichbleibende Kritik des Revisionsamtes. Die Höhe der offenen Forderungen hat sich seit 2006 fast verdoppelt und liegt bei 70 Mio. Euro. Hier sollte sich eigentlich jede Forderung auf Einzelpositionen zurückführen lassen. Der Revisionsbericht vermerkt aber:

Bereits im Rahmen der Prüfung der Jahresabschlüsse vergangener Haushaltsjahre wurde vom Revisionsamt beanstandet, dass große Teile der städtischen Forderungen sich nicht auf Debitorenkonten (Schuldnerkonten) zurückführen ließen.

Und weiter:

Wir weisen erneut darauf hin, dass die Buchhaltung so einzurichten und zu betreiben ist, dass sich sämtliche Forderungen zumindest am Abschlussstichtag durch offene Posten der Debitorenbuchhaltung begründen lassen.

In jedem Jahr werden Teile dieser Forderungen als uneinbringlich abgeschrieben. Dazu wird u.a. eine pauschale Wertberichtigung nach dem Alter der Forderungen eingesetzt.
Hierzu vermerkt der Revisionsbericht:

Die Dokumentation der Wertberichtigungsarbeiten ist insgesamt verbesserungsbedürftig. Das Revisionsamt empfiehlt die jährliche Überprüfung und Anpassung der oben genannten Bewertungsmaßstäbe anhand der in der Vergangenheit tatsächlich ausgefallenen Forderungen. Die Stadtkasse sollte das Zahlenwerk transparenter aufarbeiten und dort, wo Zahlen nicht in unmittelbarem Zusammenhang stehen, Erläuterungen beifügen.

Und verweist dann auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung nach dem Handelsgesetzbuch.

Aus diesen Punkten wird deutlich, dass es bei ganz grundlegenden wiederkehrenden Prozessen in der Buchhaltung der Stadt Probleme gibt. Diese werden seit Jahren durch das Revisionsamt benannt, aber es stellt sich keine merkbare Verbesserung ein. Und auch in diesem Jahr wurde versprochen, dass die Kämmerei am Thema arbeite und es im kommenden Jahr dann wirklich besser werde.

An diesen Punkten braucht es eine stärkere Kontrolle durch uns Stadtverordnete und wir sollten den Bericht des Revisionsamts als Auftrag begreifen, echte Verbesserungsmaßnahmen von der Kämmerei einzufordern.

Der zweite Punkt betrifft die Software, die die Stadt für die Buchhaltung einsetzt.

Der Einsatz, des N7, basiert auf einem Prüfzertifikat unter Laborbedingungen, das Ende dieses Jahres ausläuft. Eine ergänzende Anwendungsprüfung im tatsächlichen Systemumfeld in der Stadt steht aus, ist komplex und arbeitsaufwendig und kann zu Anpassungsbedarfen am System führen. Hier wäre eine Frage an den Magistrat, wie er das Risiko eines Auslaufens des Zertifikats einschätzt.

Seit 2013/14 läuft zudem die Bearbeitung von Rollenkonzepten, um die datenschutzrechtlichen Anforderungen umzusetzen. Im Bericht heißt es in diesem Jahr aber:

Es liegt jedoch noch immer kein schriftliches, nachvollziehbares Berechtigungskonzept vor. Ein Termin für die Erstellung des schriftlichen Berechtigungskonzepts wurde nicht genannt, auch liegt uns bisher keine Dokumentation der 29 Anwendergruppen und der Berechtigungscodes vor.

Auch die Nutzung durch die Kämmerei erscheint deutlich verbesserungswürdig. Zu Dienst- und Arbeitsanweisungen zum System heißt es im Bericht:

Auch die Erstellung einer Dienstanweisung (DA) oder einheitlicher Arbeits – und Buchungsanweisungen wurde vom Amt Kämmerei und Steuern als „schwer umsetzbar“ bezeichnet.

Und weiter:

Bisherige Erfahrungen zeigen, dass in unserer dezentralen Organisation der Buchführung deren Ausführung in sehr unterschiedlicher Weise und Qualität erfolgt. Die Einrichtung der Arbeitsgruppe Rechnungswesen (AG REWE) und die im Intranet veröffentlichten Arbeitshilfen haben hier noch keine nachhaltige Verbesserung ergeben.

Weitere eigentliche erforderliche Prüfungen von eingesetzter Software stehen wegen knapper Ressourcen aus. Dabei geht es nicht um Formalien. Das sieht man zB an einem Beispiel, bei dem durch die Prüfung aufgefallen ist, dass Rechnungsbeträge sich zwischen Zahlungs- und Buchungssystem in Einzelfällen unterscheiden konnten.

Aus unserer Sicht besteht ein großer Handlungsbedarf diese Themen in der Kämmerei anzugehen und abzuarbeiten und wir sehen nicht, dass dies in den letzten Jahren die erforderliche Priorität gehabt hat. Wir werden uns bei der Abstimmung über die Entlastung deshalb enthalten!